HIV-positiivsete patsientide andmekogu põhikiri

I   Üldandmed

HIV-positiivsete patsientide andmekogu (edaspidi Andmekogu) on loodud Eesti Infektsioonhaiguste Seltsi otsusega 08.aprillil 2009.a.

Andmekogu üldeesmärk:

Eesti HIV-positiivsete patsientide kliiniliste ja demograafiliste andmete kogumine ja analüüsimine

Andmekogu alaeesmärgid:

1. Saada ülevaade HIV-positiivsetest pöördujatest
2. Haiguse staadiumist
3. Kaasuvatest haigustest
4. Narkootikumide kasutamisest
5. Rakendatud raviskeemidest
6. Jälgida haiguse kulgu elektroonilisel ravikaardil
7. Analüüsida ravimresistentsuse kujunemist
8. Prognoosida HIV leviku preventatiivseid meetmeid
9. Prognoosida tegelikku spetsiifilise ravi ning tervishoiuteenuste vajadust lähiajal.

Lisaks täiskasvanutele kantakse tulevikus Andmekogusse ka HIV-positiivsetel emadel sündinud nii HIV-positiivsed kui ka HIV-negatiivsed lapsed.

Andmekogu töö põhimõtted määratakse Andmekogu põhikirjas. Andmekogu puudutavates küsimustes teeb otsused Andmekogu nõukogu.

II  Andmekogu nõukogu

Andmekogu nõukogu on kuueliikmeline.

Andmekogu nõukogu ülesanded:

1. Nõustada HIV-positiivsete patsientide Andmekogu tegevust
2. Otsustada muudatuste tegemiste üle Andmekogusse kogutavate andmete osas
3. Tagada Andmekogu rahastamine, sõlmida selleks vastavaid kokkuleppeid
4. Otsustada andmete väljastamise üle andmetest huvitatud isikutele ja ametiasutustele
5. Otsustada Andmekogu tegevuse lõpetamise üle ja määrata, kellele kogutud andmed edasi antakse

Andmekogu nõukogu valib endale nõukogu esimehe ja aseesimehe kolmeks aastaks. Esimees juhatab nõukogu koosolekuid, allkirjastab dokumente, esindab Andmekogu ametiasutustes, vajadusel kutsub nõukogu tööst nõuandva õigusega osa võtma isikuid, kes ei kuulu nõukogusse. Nõukogu esimehe äraolekul juhatab nõukogu tegevust aseesimees.

Andmekogu nõukogu koosolekud toimuvad vastavalt vajadusele, kuid mitte harvem kui 2 korda aastas. Teate koosoleku aja ja koha kohta saavad liikmed vähemalt 14 päeva enne koosolekut. Päevakord ja arutatavad materjalid edastatakse liikmetele vähemalt 7 päeva enne koosolekut.

Andmekogu nõukogu on otsustusvõimeline, kui koosolekust võtab osa vähemalt 2/3  koosseisust. Nõukogu liige saab oma hääle delegeerida teisele nõukogu liikmele kirjaliku volituse alusel. Otsused võetakse vastu lihthäälteenamusega. Häälte võrdse jagunemise korral on määrav nõukogu esimehe hääl.

Andmekogu nõukogu võib vajadusel kujundada oma seisukohti või teha otsuseid elektrooniliselt. Ettepaneku teeb nõukogu liige elektrooniliselt kõigile nõukogu liikmetele. Kui kokkulepitud tähtaja jooksul otsuse projektile vastulauseid saadetud pole, loetakse otsus vastuvõetuks. Otsus kinnitatakse järgmisel koosolekul.

III  Andmekogu töötlejad

Andmekogu vastutav töötleja on Eesti Infektsioonhaiguste Selts.

Andmekogu volitatud töötlejad on Harku vangla, Ida-Viru Keskhaigla SA, Lääne-Tallinna Keskhaigla AS, Murru vangla, Narva Haigla SA, Quretec OÜ, Pärnu Haigla SA, Tallinna vangla, Tartu vangla, TÜ Kliinikum SA, Tartu Ülikool, Viru vangla, kelle kõigiga sõlmitakse lepingud andmete kogumise kohta.

IV   Töötlemispaiga üldandmed

Andmekogu monitoorimine toimub aadressil

Mikrobioloogia Instituut

Tartu Ülikool

Ravila 19 

Tartu linn

26.08.2009 on TÜ mikrobioloogia instituudi juhataja Irja Lutsari poolt allkirjastatud Tartu Ülikooli Arstiteaduskonna mikrobioloogia instituudi isikuandmete kaitse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehniliste turvameetmete kirjeldus.

V  Isikuandmete töötlemine

HIV-positiivsete patsientide andmete töötlemine toimub Isikuandmete kaitse seaduse §16 p(1) alusel.

Isikuandmete töötlemine toimub asutustes, keda nimetatakse volitatud töötlejateks. Volitatud töötlejatega on Vastutaval töötlejal sõlmitud teenuse osutamise lepingud, mis sisaldavad konfidentsiaalsuskohustust. Volitatud töötlejatest haiglad ja vanglad on registreeritud Andmekaitse Inspektsioonis delikaatsete isikuandmete töötlejana. OÜ Quretec`i ja Tartu Ülikooli kohta on esitatud andmed ja organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehniliste turvameetmete kirjeldused Andmekaitse Inspektsioonile.

Isikud, kelle andmeid töödeldakse, allkirjastavad informeeritud nõusoleku.

Raviarst peab arvestust nende patsientide üle, kes keelduvad oma andmete registreerimisest Andmekogus.

Andmekogu tegevus on kooskõlastatud Eetikakomiteega.

VI  Andmekogu pidamine, laiendamine, säilitamine

Töö Andmekoguga toimub veebipõhiselt.  Arvutisse on sisestatud vastav sertifikaat, mis võimaldab ühenduse saamise serveriga. Andmekogusse pääseb kasutajanime ja parooliga Andmekoguga töötav isik. Andmekogu kasutavad isikud on haiglates infektsionistid, vanglates arstid, kes tegelevad HIV-positiivsete patsientidega, Tartu Ülikoolis mikrobioloogia instituudis andmete monitoorimisega tegelev töötaja. Iga andmeid sisestav isik näeb ainult enda sisestatud patsientide andmeid. Andmete monitoorimisega tegelev isik näeb kõikide HIV-positiivsete patsientide andmeid, mis on Andmekogusse sisestatud. Kavas on, et arstid näevad kõiki patsiente ühe raviasutuse piires ja tulevikus kõiki Andmekogusse sisestatud patsiente, et patsiendi liikumise korral oleks patsiendi haiguse kulu jälgimine andmekogupõhiselt järjepidev. Patsiendi isiku saab tuvastada täna ainult raviarst, teised isikud näevad patsiendi koodi, mille omistab patsiendile referentslabor. Raviarst peab registrit, kus on kokku viidud patsiendi isikukood ja patsiendi kood.

Kõrvaliste isikute juurdepääs andmetele on välistatud, kuna arvutisse pääseb personaalse kasutajatunnuse ja -koodiga, Andmekogusse pääseb samuti ainult personaalse kasutajatunnuse ja -koodiga.

Andmekogu server asub Quretec OÜ aadressil Ülikooli  6a Tartu kesklinnas, serveri haldamiseks on sõlmitud volitatud töötleja leping Quretec OÜ-ga. OÜ Quretec teeb andmetest automaatselt regulaarselt varukoopiad, mida säilitatakse teises hoones.

Andmeid säilitatakse Andmekogus tähtajatult. Paberkandjal andmeid (laboripäevikuid) säilitatakse tähtajatult.

VII   Andmete edastamine

Andmete edastamise kolmandatele isikutele väljaspool Andmekaitse Inspektsioonile esitatud registreerimistaotluses määratut otsustab Andmebaasi nõukogu iga üksikjuhu puhul eraldi.

Andmete edastamise tingimusteks on andmesubjekti kirjalik nõusolek ning koostööleping Eesti Infektsioonhaiguste Seltsi ja kolmanda isiku vahel. Teadusuuringuteks andmete edastamisel on vajalik vastava eetikakomitee seisukoht, mille taotleb uuringu läbiviija.

Andmete soovijatele on välja töötatud vastav taotlusvorm.

VIII  Arvuti tarkvara

Kasutusel on spetsiaalselt väljatöötatud tarkvara Qure Data Management, mille töötas välja  Quretec OÜ. Tarkvara väljatöötamisel on lähtutud infektsionistide praktilistest vajadustest ja on kasutatud CASCADE programmi raames omandatud kogemusi. TÜ mikrobioloogia instituut omab lepingupõhiselt Qure Data Managementi platvormi kasutuslitsentsi. Koostöö on reguleeritud Quretec OÜ ja TÜ mikrobioloogia instituudi vaheliste lepingutega.

Andmekogusse salvestatud andmed on jälgitavad elektroonilisel ravikaardil.

IX  Andmekogu põhikirja muutmine

Andmekogu põhikirja muutmine toimub Andmekogu nõukogu otsusega.

X Andmekogu tegevuse lõpetamine

Andmekogu tegevus lõpetatakse Andmekogu nõukogu otsusega. Andmekogu nõukogu otsustab, kuidas ja kes kogutud andmed säilitab.